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DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DA EMPRESA

O diagnóstico situacional da realidade da Empresa/Escritório Jurídico poderá ser feito através de entrevistas de profundidade individuais, pesquisa de clima organizacional, com entrega de Plano de Ação Sugerido. Isso pois através da metodologia descrita é mapeada a realidade situacional da empresa, utilizando estes dados como essência para a implementação das mudanças. O objetivo é avaliar os aspectos essenciais do escritório, através da percepção interna de seus colaboradores.

O diagnóstico situacional terá, então, como objetivo identificar as demandas atuais dos inter setores, dificuldades e as necessidades a serem trabalhadas institucionalmente tais quais: a) A qualidade do serviço prestado; b) Os honorários cobrados; c) Otimização dos procedimentos; d) Competência dos profissionais efetivos e em ação; e) Prazos de entrega; f) Atendimento ao cliente interno e externo; g) Base de dados/controladoria e T.I; h) Formas de recrutamento de pessoal e testes. Possibilitando a identificação dos pontos fortes e fracos, expectativas, necessidades e sugestões de melhoria, avaliando as causas e interpretando adequadamente os fatos existentes, que servirão como subsídios ao processo decisório e planejamento estratégico.

GESTÃO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS

Propiciar meios para a organização do escritório (ou setor) a fim de estabelecer um sistema de coordenação tanto jurídica como administrativa, que contemple a gestão e orientação do pessoal e dos processos. Isso para, a partir de informações e procedimentos previamente estudados e firmados, tornar a atuação mais segura, técnica e precisa.

Faz parte do escopo analisar e, se necessário, realizar a reestruturação da equipe adequada às necessidades do escritório (advogados, estagiários e paralegais), com o objetivo de atender as metas, prazos e compromissos do escritório com precisão e qualidade.

Para tanto, a partir do levantamento de informações e da base de processos e forma da advocacia praticada no escritório e/ou nos setores específicos, será estudada e apontada a divisão das atividades e dos processos de acordo com o modelo atribuído ao setor ou escritório, e com o perfil profissional atribuído aos cargos, entre os advogados, estagiários e paralegais a ele vinculados, com a definição estrita de tarefas e atividades a serem desempenhadas por cada colaborador.

Ainda, a elaboração de Manuais de Procedimentos que atendam a demandas específicas do escritório ou setor e estabeleçam quais e de que forma cada atividade deverá ser desempenhada. Isso, para além da finalidade acima mencionada, possibilitar a compilação de dados gerenciais e de produtividade do escritório/setor (sistema de informações, financeiro, de pessoal-condutas).

IMPLANTAÇÃO OU IMPLEMENTAÇÃO DE CONTROLADORIA (JURÍDICA, ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA)

CONTROLADORIA, com uma visão multidisciplinar - jurídica, administrativa, financeira, pode ser entendida, resumidamente, como o setor responsável pelo suprimento das informações necessárias aos gestores na tomada de suas decisões. Por isso é que se exige dos profissionais da controladoria uma formação sólida e abrangente acerca do processo de gestão organizacional, especialmente do processo específico a que estão envolvidos (jurídico, administrativo, financeiro).

CONTROLADORIA JURÍDICA: Implantação ou implementação de procedimentos jurídico-processuais que otimizem recursos e aumentem resultados. Implantar ou implementar, então, uma controladoria na área jurídica tem por pressuposto a compreensão de todo o processo e procedimentos envolvidos, da necessidade/demanda, conhecimento de sistemas eletrônicos de controle e gerenciamento de dados jurídico-processuais, a estruturação de uma equipe de apoio e controle, a descrição de atividades e o treinamento desta equipe.

A Controladoria que envolve a área Jurídica e que se entende necessária e é voltada exclusivamente a escritórios e departamentos jurídicos e diz respeito ao controle de todo o processo jurídico, desde a entrada no escritório até sua extinção no Judiciário ou Órgãos Extrajudiciais e a cobrança dos honorários dos clientes. A Controladoria nessa área Jurídica tem, assim, por função precípua garantir que todos os atos processuais praticados pelos profissionais do direito ou colaboradores administrativos dos escritórios de advocacia sejam realizados no prazo e forma corretos. O controle feito por esse setor diz respeito desde a distribuição de uma ação, seu cadastro em sistema interno de controle, a administração dos documentos processuais, o pagamento das guias e custas processuais, a verificação das publicações e intimações nos diários oficiais, a distribuição e agendamento de prazos, seu protocolo, a comunicação com correspondentes, enfim, sua responsabilidade é garantir o adequado e eficaz andamento processual.

CONTROLADORIA ADMINISTRATIVA: Cada vez mais os escritórios de advocacia estão se tornando mais ‘profissionais’ no que diz respeito à gestão do seu próprio negócio, cada vez mais os sócios de escritórios de advocacia – advogados que são – preocupam-se em contratar pessoas especializadas para administrar o escritório a fim de que possam se voltar predominantemente à prática da advocacia ou a coordenação jurídica de seu escritório. A gestão administrativa do escritório/setor/departamento torna-se imperativa, isso porque a formação de uma equipe de profissionais técnicos (advogados), estagiários, paralegais exige a presença e o planejamento administrativo de gestão desse pessoal e do escritório/setor como um todo, especialmente se o escritório se enquadra nos modelos que congregam diversos setores, jurídico/administrativo/financeiro, com remuneração diferenciada, onde se torna igualmente necessário um gestor que possa avaliar as possibilidades econômicas da empresa no que diz respeito a sua estrutura física, organizacional e financeira.

CONTROLADORIA FINANCEIRA: Estruturação de métodos e procedimentos para administração dos contratos, cobrança dos honorários, controle dos pagamentos, gastos administrativos, investimentos, divisão de lucros e dividendos. Implantação de sistemas de centralização dos dados, cadastros dos clientes e contratos, valores, agendamentos de pagamentos e receitas/faturamento e que possibilitem a gestão adequada do escritório, através também de relatórios financeiro e de sua produtividade.

GESTÃO DE PESSOAS

AVALIAÇÕES PROFISSIOGRÁFICAS (AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS E HABILIDADES)

Muitas vezes não conseguimos identificar a razão pela qual determinados grupos de pessoas e profissionais não trabalham ou produzem conforme as expectativas dos escritórios, clientes ou mesmo do mercado para aquela área de atuação. Mesmo na advocacia existem diferentes formas de atuação que exigem características técnicas e principalmente comportamentais diferenciadas de acordo com cada área e demanda. Não raras vezes, verifica-se que sequer os próprios gestores não sabem identificar o que esperam de determinadas pessoas em determinados cargos, ou seja, não conseguem exprimir quais são as habilidades e competências necessárias ao desempenho de certo cargo e consequentemente as características que procuram no profissional para aquele cargo.

A definição específica do perfil dos cargos existentes na empresa e os perfis dos profissionais para ocupar esses cargos são imprescindíveis quando se pretende alcançar excelência não só na prestação do serviço oferecido aos clientes, mas eficiência e melhores resultados. Essa é a finalidade da consultoria através das avaliações profissiográficas. Necessário assim a realização da análise dos cargos, descrições de perfis profissiográficos, elaboração e atualização das descrições dos cargos, definindo claramente as atribuições inerentes, considerando o posicionamento de cada cargo na estrutura organizacional, autonomia, nível hierárquico, competências e habilidades específicas necessárias à sua execução, de acordo com as estratégias do negócio, possibilitando identificar disfunções relativas à superposição de responsabilidades e duplicidade de funções.

COACH-ORGANIZACIONAL

O coach é o profissional especializado no processo de desenvolvimento do capital intelectual. O trabalho do COACH lembra, de certa forma, o do personal trainner que assessora o cliente no processo de desenvolvimento pessoal e profissional, levando-o a refletir, chegar a conclusões, definir ações e, principalmente, agir em direção a seus objetivos, metas e desejos. COACH é um profissional que instrui particularmente, visando preparar uma pessoa para um trabalho específico ou importante. COACH é, portanto, um profissional que se compromete, no âmbito de uma organização, a apoiar as pessoas que visam alcançar determinado resultado. Sua ação é de COACHING, processo desenvolvido com as pessoas(coachee) e que tem como finalidades:
1. Ajudar a descobrir o potencial de trabalho;
2. Ajudar a perceber com maior facilidade as oportunidades e a se libertar das limitações;
3. Fornecer o suporte necessário para assumir o gerenciamento do próprio medo, questionando premissas e paradigmas;
4. Ajudar a definir objetivos e estabelecer metas e assegurar que estejam na direção correta;
5. Apoiar a descoberta das competências necessárias para o melhor desempenho e sua avaliação de forma objetiva;
6. Ajudar a superar obstáculos, tais como crenças, atitudes e condutas que atrapalham o caminho para a realização profissional;
7. Desenvolver um sistema de referência para dar e receber feedback para motivação e melhoria de desempenho;
8. Fornecer suporte e estrutura para melhor comunicação com a equipe de gerenciamento de conflitos;
9. Favorecer a percepção de suas deficiência profissionais;
10. Auxiliar na correção da conduta no trabalho;
11. Encorajar o crescimento pessoal e profissional;
PORTANTO: Coaching é um processo de interação humana que possibilita o desenvolvimento do potencial do Cliente para que ele alcance seus mais desafiadores objetivos pessoais e profissionais. O coaching vem ajudando organizações de ponta a atingir metas excepcionais através do desenvolvimento de pessoas e equipes de trabalho com alto desempenho. O processo de coaching envolve um relacionamento entre o profissional (Coach) e o cliente (Coachee) baseado em confiança, compromisso mútuo regido pela confidencialidade profissional. Agrega valor tanto aos profissionais quanto aos resultados financeiros e ao clima da organização.

FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES DE ALTA PERFORMANCE

Por força da modernidade, da contínua evolução dos sistemas de comunicação e interação, informação e conhecimento hoje trocados e adquiridos em tempo real, muitos setores da economia e mercado sofreram alterações profundas como consequência desses novos modelos e demandas exigidos diariamente. Entre eles está a forma de administrar os negócios e de formar e gerir seus colaboradores.

Os perfis dos profissionais, dos cargos/funções/atividades, das remunerações, das empresas enfim provocaram a própria alteração do conceito de gestão de pessoas, que há muito deixou de ser entendida apenas como a forma através da qual o gestor dividia o trabalho, a equipe, produção, de acordo com a atividade e qualificação técnica específica. O colaborador deixou de ser visto apenas como o fornecedor de um trabalho determinado para o qual recebia sua remuneração em contrapartida.

A gestão de pessoas passou a englobar não apenas os fatores já conhecidos, como as funções e atividades a serem desenvolvidas pelos profissionais e sua qualificação técnica, como também passou a se preocupar com fatores relacionados a competências, habilidades, atitudes, comprometimento e colaboração de todos a um fim comum: o desenvolvimento e sucesso do empreendimento.

Novos instrumentos de gestão de pessoas passaram a ser adotados pelas empresas com a finalidade de atender às demandas de desenvolvimento pessoal de seus colaboradores ao mesmo tempo em que atende igualmente às metas e resultados da própria sociedade. Compreendeu-se (finalmente) que alcançar ambos os objetivos traz excelentes resultados negociais. Ou seja, compreendeu-se a importância de desenvolver e utilizar o potencial máximo das pessoas que integram a equipe.

A competitividade, a facilidade das informações e do acesso ao conhecimento ressaltam, assim, a necessidade de se estabelecer diferenciais no mercado. Um desses diferenciais é justamente alcançar melhores resultados através das pessoas, com profissionais competentes, habilidosos e com atitudes construtivas, que somam competências diversas com a finalidade de atingir a excelência.

PLANO DE CARREIRA, CARGOS E SALÁRIOS

Desenvolvimento de um sistema de administração de Carreira, Cargos e Salários (específico para área jurídica contando com o expertise de profissionais das áreas afins - jurídica, organizacional e empresarial), com programa de avaliação de desempenho utilizado como instrumento tanto para aferir produtividade, eficiência, qualificação e comprometimento dos profissionais aos objetivos e metas do escritório, como motivacional, com o estabelecimento de critérios objetivos e subjetivos, de acordo com a finalidade e objetivos institucionais, garantindo uma análise da eficiência e da eficácia de cada colaborador.

Algumas vantagens da implementação de uma política de cargos e salários:

  • Contribuir para consolidação da estrutura organizacional da empresa;
  • Definir as principais atribuições e responsabilidades de cada cargo;
  • Estabelecer uma hierarquização adequada e justa, visando a sua classificação;
  • Medir a consistência interna dos salários (equilíbrio interno);
  • Rever, fundir e/ ou eliminar cargos desnecessários;
  • Propiciar condições de valorização, estímulo e reconhecimento profissional e;
  • Atrair e manter talentos necessários ao desempenho diferenciado da empresa, otimizando resultados para a empresa e empregados.

MEDIAÇÃO EMPRESARIAL-ORGANIZACIONAL

A mediação, instrumento contemporâneo de prevenção e resolução de conflitos, adota como proposta básica a atuação facilitadora da comunicação e da negociação cooperativa entre as pessoas, para que se constituam autoras das soluções requeridas. Presente nos conflitos tanto quanto na negociação de diferenças, a Mediação Empresarial vem sendo utilizada como ferramenta na coordenação de diálogos produtivos, auxiliando a discriminar a relação afetiva da relação empresarial, na dissolução societária e nas negociações sucessórias. A Mediação Empresarial contribui ainda para uma maior produtividade, advinda da convivência pacífica que admite e prega a coexistência da diferença e do diferente, seja ela pessoa, produto ou idéia. Em última análise, o Programa visa mapear os tipos de conflitos dentro do contexto empresarial e fornecer ferramentas da comunicação, da negociação cooperativa, da psicologia e do direito aliando a teoria à prática através de exercícios de simulação e cases.

Todos que atuam direta e indiretamente nas empresas estão cientes da importância da Mediação dos conflitos dentro de uma organização. Quer seja nas relações internas ou nas relações com clientes, fornecedores e parceiros a gestão dos conflitos é peça fundamental para a boa gestão de qualquer tipo de negócio. A Mediação de Conflitos é uma atividade que tem por objetivo transformar os conflitos destrutivos em conflitos construtivos dentro das empresas e organizações. Os custos emocionais, psicológicos, sociais e financeiros dos conflitos são incalculáveis. No contexto atual de grandes e velozes mudanças, com cenários internos e externos cada vez mais inconstantes, a conflitualidade se faz cada vez mais presente necessitando de urgente intervenção por parte dos gestores Mediadores de conflitos.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DINÂMICO-INTERATIVO

O planejamento estratégico é instrumento de gestão que envolve planejar ações, tentar prever demandas e necessidades, internas ou externas. É um processo gerencial de desenvolvimento - adequação de objetivos, experiências, recursos, oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos no e para o mercado, estabelecendo metas, propósitos, com mínimo de riscos.

Através dele busca-se compreender a estrutura, o processo negocial como um todo para a construção de um cenário estratégico. Não deve ser visto como mero desejo, mas sim fundado na necessidade e na aspiração, mas também em dados concretos, pesquisas de viabilidade, estudos de demandas, concorrentes, mercado, seus colaboradores, através um processo de implementação, orientação e compromisso de todos os envolvidos. Isso realizado com visão sistêmica não apenas para a gestão interna administrativa do negócio, mas também do processo e procedimento dos serviços e produtos - do mercado, a fim de aumentar as chances de sucesso nas negociações e a realização efetiva de um cenário futuro desejado.

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